Образец должностной инструкции бухгалтера по расчету заработной платы
1. Общие параметры
- Бухгалтера по расчету заработной платы нанимает и увольняет руководитель компании по рекомендации главного бухгалтера.
- Бухгалтер по расчету заработной платы подчиняется главному бухгалтеру компании.
- Бухгалтер по расчету заработной платы обязан подходить под следующие квалификационные требования:
- высшее (средне-специальное) образование бухгалтерского профиля;
- трудовой опыт в сфере бухгалтерии от трех лет.
- На время отсутствия специалиста (повышение квалификации, лечение болезни и пр.) его замещает другой сотрудник бухгалтерии компании, назначенный главным бухгалтером.
- Бухгалтер по расчету заработной платы обязан разбираться в:
- законодательстве и нормативах, регулирующих бухгалтерскую деятельность в коммерческих организациях;
- актуальных нормативах и правилах контролирующих инстанций (ФНС, ФСС, ПФР и пр.), регулирующих процесс ведения бухотчетности в сфере зарплаты;
- учетной политике, использующейся в компании;
- правилах проверок первичной бухгалтерской документации;
- правилах работы с документами о временной нетрудоспособности сотрудников;
- принципах начисления базовой и переменной частей зарплат;
- правилах расчета и начисления налогов и сборов с зарплат сотрудников компании;
- принципах взаимодействия с представителями ФНС, ПФР и других структур, при проведении ими проверок бухотчетности;
- нормах корректного отражения в статьях отчетности операций по выплатам сотрудникам компании;
- структуре компании и сферах её деловой активности;
- кадровом составе компании;
- принципах делопроизводства, обязательных к использованию в компании;
- принципах учета рабочего времени и показателях KPI, используемых при расчете величины зарплат сотрудников;
- нормах трудовой дисциплины, пожарной безопасности и т.д., которые обязательны для соблюдения работниками компании;
- правилах применения в работе оргтехники, компьютера и профильных программных продуктов (Microsoft Office, 1С: Бухгалтерия).
- Бухгалтер по расчету заработной платы руководствуется:
- законами и нормами, регулирующими сферу бухгалтерии;
- профильными документами компании;
- данной инструкцией.
2. Функции
Бухгалтер по расчету заработной платы отвечает за:
- Обеспечение расчетов с персоналом по оплате труда (зарплата, налоги с неё, доплаты и т.д.).
- Корректное отражение на счетах отчетности операций по расчету с персоналом.
- Обеспечение менеджеров, главного бухгалтера и других лиц с соответствующими полномочиями информацией по операциям в своей сфере деятельности.
- Отслеживание своевременности и полноты расчетов с персоналом.
- Мониторинг изменений нормативно-правовой базы в сфере своей ответственности.
- Подготовку справок, записок и прочих документов в области расчетов с персоналом для сдачи в ФНС и прочие контролирующие органы.
- Проверку документов, сдаваемых сотрудниками для расчета зарплаты, получения льгот и дополнительных выплат.
- Участие в подготовке годовой и квартальной финансовой отчетности компании.
- Оформление необходимых по работе документов в соответствии с правилами компании.
- Участие в разработке учетной политики компании и нестандартных форм документов в своей области ответственности.
- Обеспечение хранения и архивирования бухгалтерской документации в своей области деятельности.
- Помощь главному бухгалтеру и другим сотрудникам бухгалтерии в их деятельности.
- Соблюдение в работе норм конфиденциальности, правил пожарной безопасности и других параметров, заданных в соответствующей внутренней документации.
- Информирование главного бухгалтера по замеченным проблемным моментам.
- Внесение необходимых записей в электронную базу данных компании.
3. Ответственность
Бухгалтер по расчету заработной платы несет ответственность за:
- Материальный ущерб, понесенный компанией из-за его действий, — в размерах, определенных на основе положений действующего законодательства.
- Невыполнение своих трудовых функций — в соответствии с параметрами, определенными в правилах компании и трудовом законодательстве.
- Нарушение норм конфиденциальности — в соответствии с правилами компании и действующими законами.
- Совершенные при выполнении работ нарушения норм и законов — в границах, определенных в трудовом, административном либо уголовном праве.
4. Права
Бухгалтер по расчету заработной платы обладает полномочиями:
- Получать от других сотрудников информацию, необходимую в своей деятельности.
- Предлагать главному бухгалтеру меры по улучшению трудовых процедур.
- Визировать документы в пределах своей ответственности.
- Участвовать во встречах персонала компании, где затрагиваются вопросы ведения бухгалтерии.
- Повышать свою квалификацию за счет компании в соответствии с параметрами, изложенными во внутренней документации.
- Требовать и получать от руководства компании доступ к СПС, отраслевой прессе и профильным онлайн-ресурсам.
Параметры создания должностной инструкции
В деловой практике наиболее распространен следующий формат инструкции:
- Общие параметры.
- Трудовые функции.
- Должностные права.
- Возможная ответственность.
Иногда к этим обязательным разделам добавляются дополнительные. Особенно часто это происходит при составлении инструкций для позиций топ-менеджеров в крупных компаниях, когда работодатель хочет конкретизировать какие-то должностные параметры. Наиболее популярные дополнительные части:
- Условия работы.
- Должностные взаимосвязи.
- Параметры оценки результативности (KPI).
Внимание! При составлении инструкции может применяться профессиональный стандарт 08.002 «Бухгалтер», утвержденный Минтрудом в конце 2019 года. В него включены общие характеристики профессии бухгалтера.
Общие параметры
Вводный раздел инструкции нужен для документирования общих аспектов. В нем описаны принципы временной замены сотрудника, его найма и увольнения, порядок подчинения и т.д. Особую роль играют перечисленные в разделе квалификационные параметры: уровень образования, опыт работы, профильные умения. Они помогают обеспечить прием на работу специалиста, готового на хорошем уровне выполнять требуемые должностные задачи.
Внимание! В профессии бухгалтера важно уметь обращаться со специализированными профильными программами, а также со справочно-правовыми системами. Об этих требуемых навыках следует упомянуть в отдельном пункте.
Должностные функции
Эта часть документирует, какие задачи должен решать сотрудник. Зачастую сюда включают не только профильные обязанности, но и те, которые имеют общий характер: работать с документами, консультировать других сотрудников, замещать коллег. Также отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать стандарты, установленные работодателем: поддерживать порядок, придерживаться норм конфиденциальности, безопасности и т.д.
Ответственность
Вопросы привлечения сотрудника к ответственности за его нарушения выходят за пределы инструкции. Это связано с тем, что нормативная база, на основе которой принимается решение о вине сотрудника и его наказании, сложна и объемна. К этому прибавляются и нюансы, связанные с доказательствами, показаниям, действиями адвокатов, если дело будет рассматриваться в суде. Поэтому в разделе ограничиваются общим перечислением параметров ответственности сотрудника.
Права
В разделе перечисляются должностные права, объем и значение которых зависит от ряда факторов: кадровой политики компании, объема решаемых вопросов, отраслевой специфики.
Также сюда включают и специфичные права, характерные для конкретной позиции. Так, для бухгалтеров важно иметь доступ к профильным справочно-правовым системам и актуальным версиям бухгалтерских программ, что и обязан предоставить им наниматель.
После составления первоначального варианта инструкции начинается процедура её согласования. Обычно в ней участвуют:
- юрист — проверяет черновик на соответствие актуальному законодательству;
- делопроизводитель — следит за соблюдением в инструкции норм оформления деловой документации;
- HR-менеджер — проверяет соблюдение в инструкции параметров трудовой документации.